iDiensten: nieuwe uitvoeringsvorm van overheidstaken

Gemeenten, provincies en marktpartijen hebben met steun van het  ministerie van IenW de afgelopen jaren slimme oplossingen ontwikkeld voor efficiënt en effectief stads- en (vaar)wegbeheer. Deze iDiensten kunnen gemeenten en provincies nu eenvoudig afnemen ‘as a service’. Deze iDiensten leiden tot flinke kostenbesparingen en ontzorging voor decentrale overheden (DCO). Bovendien kunnen gemeenten en provincies die zelf geen eigen bediencentrale hebben en deze ook niet willen,  nu diensten op abonnementsbasis afnemen, zonder grote eigen investeringen. De provincie Noord-Holland heeft de primeur. 

Door André Loos, landelijk programmamanager programma iCentrale en Lindy Molenkamp,beiden provincie Noord-Holland

De iDiensten zijn landelijk gestandaardiseerde diensten - inclusief prestatieafspraken - die marktpartijen aanbieden aan provincies en gemeenten. Een provincie of gemeente kan een iDienst als (maand)abonnement afnemen. Bij iDiensten gaat het in totaal om zes domeinen: 

• het uitvoeren van verkeersmanagement  

• het bedienen van bruggen en sluizen 

• het bewaken en bedienen van tunnels  

• en het uitvoeren van parkeermanagement, eventmanagement en stadstoezicht en -toegang.  

iDiensten voor uiteenlopende gemeenten en provincies 

De landelijke iDiensten zijn er voor uiteenlopende ’categorieën’ gemeenten en provincies, namelijk voor decentrale overheden die: 

• al een of meer centrales hebben en deze slimmer willen inrichten om beter en efficiënter te werken. 

• al een of meer centrales hebben en de scope hiervan willen uitbreiden, bijvoorbeeld met 24/7-bediening, maar hierin niet zelf willen investeren. 

• geen eigen centrale hebben en die ook niet willen, maar die wel de baten willen realiseren die met het slim managen van domeinen mogelijk zijn. 

Gemeenten en provincies hebben in een publiek-private samenwerking gezamenlijk landelijke specificaties opgesteld. Na een gezamenlijke Europese aanbesteding van negen decentrale overheden toonde een groot aantal marktpartijen belangstelling. 

Gebaseerd op landelijke CROW standaarden 

Samen  zijn ook zoveel mogelijk afspraken rond  iDiensten vastgelegd in landelijke standaarden. CROW heeft deze standaarden laten toetsen en omgezet in CROW-publicaties. Het gebruik van deze landelijke afspraken biedt overheden en bedrijven de zekerheid dat de daarop gebaseerde iDiensten kwalitatief goed en betrouwbaar zijn, goed aansluiten op elkaar, en onderling uitwisselbaar zijn. De beschikbare landelijke CROW-standaarden zijn: 

• iBedienfilosofie 

• Koppelvlakken 

• Blauwdruk architectuur 

• Samenhang koppelvlakken en blauwdruk 

• Veiligheidskaders 

Raamovereenkomst gebaseerd op landelijke specificaties 

In de landelijke raamovereenkomst iDiensten is elke iDienst zeer uitgebreid gespecificeerd in landelijke specificaties. Deze specificaties omvatten alle aspecten van een iDienst, waaronder eisen aan: 

• alle functionaliteiten die behoren tot de iDienst, inclusief het voor de iDienst in te zetten eigen personeel van de aanbieder (kwalificaties) en de door de aanbieder van de iDienst te gebruiken systemen en applicaties, inclusief betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de iDienst. 

• wettelijke eisen rond cybersecurity en privacy. 

• teruglevering van data door de aanbieder aan de overheid ten behoeve van Digitalisering overheden. 

• feitelijke prestaties op straat, afgeleid uit de eigen beleidsdoelen van de overheid. 

De specificaties omvatten ook meer algemene eisen, waaronder eisen aan: 

• het aantonen van de goede werking van de iDienst door de aanbieder. 

• continuïteit van de aangeboden iDienst en afspraken over het waar nodig vroegtijdig ontbinden. 

• structurele afstemming met de regievoerende overheid. 

• jaarlijks doorvoeren van innovatie, ook innovatie die vanuit de overheid zelf komt. 

• indien de overheid dit wenst, afspraken over het overnemen van bestaande eigen systemen, applicaties en zelfs personeel van de overheid door de aanbieder. 

Meerdere marktpartijen bieden iDiensten aan 

De landelijke raamovereenkomst is gegund aan in totaal veertien aanbieders (zelfstandig en/of in combinatie). Zo bieden 31  marktpartijen (zie pag 20 ) één of meerdere iDiensten aan die voldoen aan alle landelijke eisen. Daardoor kunnen decentrale overheden via de gegunde raamovereenkomsten eenvoudig, zonder Europese aanbesteding, een of meerdere iDiensten afnemen. 

CROW Stappenplan Afnemen iDiensten 

Bij het uitwerken van iDiensten hanteren gemeenten en provincies het CROW ‘Stappenplan Afnemen iDiensten door gemeenten en provincies’. Met dit stappenplan vertalen decentrale overheden gestructureerd en stapsgewijs hun eigen ambities naar slimme iDiensten, in de volgende stappen: 

1.   Verken de mogelijkheden. Welke ambities en doelstellingen heeft de eigen organisatie waaraan IDiensten kunnen bijdragen en op welke momenten zou dat kunnen en vervolgens uitwerken in een eigen roadmap 

2.  Werk de aanpak uit. Wat vraagt dit van de eigen interne organisatie? 

3.  Bepaal de iDiensten. Benoemen van de gewenste iDiensten die intern ook  worden gedragen. 

4.  Neem de iDiensten af. Selecteren van een of meerdere iDiensten uit de ‘landelijke Menukaart iDiensten’ die private partijen hebben aangeboden in de landelijke raamovereenkomst. 

5.  Optimaliseer de iDiensten. Samen met de private partij in de praktijk leren wat het van beide kanten vraagt om prestatiegericht te werken (de private uitvoerder van de iDienst) en regie te voeren (de overheid). 

De meeste deelnemende decentrale overheden hebben hun roadmap voor het afnemen van iDiensten inmiddels gereed. 

Negen gemeenten en provincies met ambities voor iDiensten 

Bij de landelijke afname van iDiensten zijn vooralsnog negen decentrale overheden betrokken: 

• de gemeenten Almere, Deventer, Dordrecht, Leiden en Zwolle 

• de provincies Flevoland, Overijssel, Utrecht en Noord-Holland. 

Voor de decentrale overheden zijn de voordelen van het afnemen van iDiensten legio:  

• geen eigen investeringen in realisatie 

• geen eigen investeringen in exploitatie, beheer, onderhoud 

• ontzorgd worden en regie voerengeen eigen investeringen in afschrijving en ontwikkeling  

• maandelijkse betalingenvoor de geleverde prestaties van de private partijen.  

Extern onderzoek leert dat iDiensten tot forse besparingen voor de overheden kunnen leiden: voor de iDienst ‘Verkeersmanagement’ tot wel 49 procent kostenbesparing, voor de iDienst ‘Bedienen van bruggen en sluizen’ tot wel 27 procent, terwijl de iDienst ‘Bedienen van tunnels’ een kostenbesparing tot wel 39 procent belooft.  

Provincie Noord-Holland neemt de eerste iDiensten af 

De provincie Noord-Holland heeft de primeur in het afnemen van iDiensten volgens de landelijke raamovereenkomst: ambtelijk is besloten om de iDienst ‘Bediening Bruggen en sluizen’ af te gaan nemen en voor eind van dit jaar wordt de iDienst ‘Verkeersmanagement as a Service’ afgenomen. De provincie start dan met het gefaseerd afbouwen van het zelf uitvoeren van verkeersmanagement en gaat meer regie voeren. De directeuren van de negen deelnemende decentrale overheden hebben bevestigd deze stap van de provincie Noord-Holland te willen volgen en hebben concrete ambities voor het afnemen van een of meerdere iDiensten.

Voortgang bespreken in het BO-MIRT 

Het afnemen van iDiensten is onderdeel van het Bestuurlijk Overleg Meerjarenprogramma Infrastructuur Ruimte en Transport (BO-MIRT). Bestuurders, wethouders,  gedeputeerden en de minister van IenW bespreken periodiek de landelijke voortgang. In het BO-MIRT heeft de minister de eerste financiële middelen beschikbaar gesteld om de meerjarige landelijke transitie naar iDiensten te ondersteunen. 

De 14 private partijen die iDiensten leveren

De 14 private partijen (zelfstandig en/of in combinatie) aan wie de landelijke raamovereenkomst is gegund:  

ATEam (combinatie Arcadis Nederland, Engie Infra en Mobility Trigion Alarmcentrale, met de onderaannemers: Facilicom Group, E.N.A.I. Systems, Griffid, SMARTERVISION, BeMobile, MAPtm, Eurofiber Nederland en Safety Group), ARS, Dynniq, RHDHV, Heijmans,  MAPtm, Nedmobiel (onderaannemers: Proficium, Antea, Improve Quality Services en ICT Netherlands), Securitas (onderaannemer: Nedmobiel), SWECO, Swets ODV Maritiem, Technolution (combinatie Goudappel Coffeng, DAT.Mobility HC Support en First Line Security met onderaannemer: Arane), Traffic Service Nederland (onderaannemer: International House of Safety), Triopsys en Vialis.  

De stappen van het stappenplan voor wegbeheerders in het kort 

Stap 1 heeft als doel de mogelijkheden te verkennen: wat kunt u doen om het managen van verkeer, (vaar)wegen, tunnels en de openbare ruimte slimmer, beter en goedkoper in te richten en nieuwe vormen van beheer en bediening te introduceren? U beschrijft de uitgangssituatie van uw eigen organisatie en gaat gericht op zoek naar kansen. Kunt u verschillende domeinen slim combineren en integreren? Is er regionaal samenwerking mogelijk? In hoeverre kunt u uzelf ontzorgen door beheer- en bedientaken als dienst af te nemen? Kunt u ook (voor u) nieuwe domeinen in de transitie meenemen? Aan het eind van stap 1 heeft u als initiatiefnemer de mogelijkheden verkend en beschreven in een mogelijke eindsituatie, inclusief een roadmap om op het geschetste eindplaatje uit te komen. 

In stap 2 werken u en uw collega’s uit hoe de roadmap kan worden ingevuld. Welke acties zijn nodig? Wat zijn de consequenties voor de organisatie? Voor de techniek en systemen? Belangrijk is ook: benut u de nieuwe vormen van beheer en bediening optimaal? U staat stil bij de vraag welke taken uw organisatie zelf wil (blijven) uitvoeren en welke taken u als dienst wil afnemen. Wat voor iDiensten worden er aangeboden? Tot welke baten, in termen van betere dienstverlening en minder kosten, kan het slim combineren en integreren leiden? 

Vanaf dit punt concentreert het stappenplan zich op het afnemen van iDiensten. In stap 3 bepalen u en deskundigen in uw organisatie welke iDiensten passen bij uw verkenning van stap 1 en 2. Dat is overigens alleen nog een selectie van de typen landelijke iDiensten die in het programma iCentrale zijn ontwikkeld.  

U onderzoekt wat er binnen uw organisatie mogelijk en gewenst is, en wat er moet gebeuren om dergelijke iDiensten te implementeren. U werkt een voorstel uit en legt dat voor aan de beslissers in uw organisatie. U vraagt hun formele goedkeuring om het daadwerkelijke afnemen van iDiensten in gang te zetten. 

Met het goedgekeurde voorstel in de hand maakt u in stap 4 een selectie uit het aanbod van specifieke iDiensten van specifieke aanbieders. Hiervoor is een landelijke Menukaart iDiensten beschikbaar, ontwikkeld in het programma iCentrale. U maakt een selectie uit de Menukaart en configureert de gekozen iDiensten zodanig dat ze aansluiten bij uw eigen situatie en behoeften. Met de aanbieder(s) van de betreffende iDiensten gaat u een exploitatieovereenkomst aan. 

In stap 5 ten slotte gaan u en de aanbieders die u heeft geselecteerd, een gezamenlijke leerperiode in. De aanbieder gebruikt deze periode om uw organisatie en situatie te leren kennen, terwijl u vertrouwen krijgt in de werkzaamheden van de aanbieder en ervaring opdoet met uw nieuwe taak als regievoerder. Ook stelt u samen realistische en haalbare prestatieafspraken vast. Na een formeel overdrachtsmoment continueert de dienstverlener de dienstverlening op basis van die prestatieafspraken en bouwt u uw taken af.