Managen op afstand: zeven projecten in acht megasteden op twee continenten

"Ik stond op het punt naar Azië af te reizen om stadsbesturen van een reeks megasteden als Kuala Lumpur te adviseren bij hun klimaatactieplannen. Totdat er wereldwijd niet meer gereisd kon worden door corona. Hoe hield ik alle ballen in de lucht? En wat leverde het op? Een terugblik op een jaar digitaal managen en internationaal adviseren."

Door Jelmer van de Ridder, adviseur Water, Ruimte en Klimaat bij Sweco

"Samen met Climate Adaptation Services en Deltares won Sweco in 2019 een raamcontract voor C40 Climate Leadership.  Doel van dit netwerk van megasteden is om strategische plannen te maken waarmee ambitieuze CO-2-reductie-doelstellingen worden behaald en klimaatrisico’s worden beheerst met concrete maatregelen, uitgestippeld tot 2050. Het gaat in Azië om megasteden die het meest kwetsbaar zijn voor klimaatverandering, zoals Hanoi (Vietnam), Kuala Lumpur (Maleisië) en Jakarta (Indonesië).

Nog net op bezoek in Kuala Lumpur

Tijdens de opstartfase van ons project in december 2019 werd het enthousiasme in ons team al bedreigd door waarschuwingen voor het mysterieuze covid-19. In de door onze aangeboden aanpak zouden we naar de steden vliegen voor het kennismaken, organiseren van workshops, veldbezoeken en dataverzameling. Begin februari 2020 kon ik nog naar Kuala Lumpur, maar het geplande bezoek aan Hanoi, eind februari, was toen al onzeker. Mijn driedaagse fysieke bezoek aan Kuala Lumpur was een onvergetelijk avontuur: intensief samen werken, een workshop organiseren, projectlocaties bezoeken, presenteren voor het stadsbestuur en de sfeer van deze wereldstad proeven.

De impact van corona op de manier van werken

Twee maanden later werd de geannuleerde driedaagse workshop voor Hanoi omgevormd tot de eerste volledige digitale workshop. Dit was wennen voor ons en voor de Vietnamese deelnemers en partners. Zij mochten nog wel fysiek bij elkaar komen, wij zaten op 7.000 km afstand en 6 uur tijdverschil in Nederland. Al gauw bleek het stroever te gaan dan verwacht: geluid en video vielen steeds uit, het bleek veel vermoeiender om non-stop te communiceren met een vertaler en de interactie tussen ons en de deelnemers verliep vrij moeizaam.

Na deze ervaring hebben we een aantal zaken aangepast: groepsdiscussies werden gefaciliteerd door lokale partners, in de eigen taal gevoerd en brachten zo meer resultaten op. Dit verlaagde ook de drempel om deel te nemen aan discussies, wat in hiërarchische culturen een bijkomstig voordeel kan zijn. De outputs waren vaak al gedigitaliseerd, dus dat scheelde in de verslaglegging.  En, na verloop van tijd zagen we de ondersteunende vaardigheden van onze lokale facilitators en de inhoudelijke kennis binnen de steden sterk groeien: ze moesten meer zelf doen en minder leunen op de ‘consultants die heen en weer worden gevlogen’.

Dat was nog niet eens alle winst. Door onze snelle aanpassingen en digitale aanpak kregen we er nog eens zeven prachtige projecten in acht megasteden over twee continenten bij. Waaronder in Jakarta, Abidjan, Dar Es Salaam en Nairobi, met maar liefst 20 digitale workshops en een vervijfvoudiging van de omzet.

Dan stel je je de vraag: ‘Wat als er geen corona was geweest?’ Toegegeven, relaties opbouwen en directe één-op-één communicatie gaan toch beter in het echt dan online. Zeker bij complexe projecten met een korte doorlooptijd. En de leerervaring en zintuigelijk beleving van een veldbezoek is zeker niet te vervangen door een Zoom-scherm of Google Streetview.

Toch is een digitale aanpak efficiënter dan de fysieke aanpak. Waar de fysieke workshop in Kuala Lumpur drie lange dagen duurde van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat met alle benodigde tijd voor de uitwerking, uitvoering en voorbereiding, kon de workshop ook digitaal in twee halve dagdelen plaatsvinden voor Ho Chi Minh City. Je bespaart er aanzienlijk tijd, geld, een jetlag en ook CO2 mee. Geen verkeerde besparing als je aan klimaatactieplannen werkt!

Na corona

Met alle hoop op een einde van de coronacrisis, verwacht ik dus geen einde van het digitale werken. Ik voorzie echte meerwaarde in een hybride vorm waarbij we gebruik blijven maken van de efficiënte en innovatieve workshops en digitale overleggen wanneer mogelijk. En dat we onze vluchten beperken tot een minimum.

Dus niet voor een weekje op en neer vliegen, maar misschien wel voor twee of vier maanden op reis voor een fysieke start-up, goede kennismaking met nieuwe en lokale partners en veldbezoeken. Bovendien, vanaf die locaties kun je ook digitaal werken aan je projecten in Nederland.

Al met al een onvergetelijk eerste corona-jaar. Ik kijk uit naar volgende internationale uitdagingen waarin ik samen met enthousiaste collega’s, milieubewust, mijn waardevolle ervaringen en lessen kan inzetten."