Chris Engelsman: ‘Kill your darlings’

Chris Engelsman, coördinator Investeringsagenda Weg Stadsregio Amsterdam: ‘De betrokken gemeenten willen geen sheets lezen, maar een verhaal horen’

Chris Engelsman verdeelt en coördineert de investeringen in wegen voor de Stadsregio Amsterdam. Vroeger volgens een meerjarenplan, nu adaptief met mogelijke bijstellingen en prioriteringen per jaar. Daar was geen draaiboek voor. Een verslag van een transitie die nu al de eerste lessen oplevert: probeer niet te veel theoretische analyses in complexe Excel sheets onder te brengen. Of wel: kill your darlings. En, houd het simpel.

Sinds 2013 heeft de Stadsregio Amsterdam adaptieve investeringsagenda’s voor alle mobiliteitsinvesteringen van zo’n 100 miljoen euro per jaar. Een bedrag dat groot genoeg lijkt voor nauwkeurig onderbouwde investeringsagenda’s en verantwoording vooraf en achteraf.

De toekomstagenda voor investeringen werd een aantal jaren geleden steeds onzekerder, zegt Engelsman. ‘De financiële crisis haalde mobiliteitsprognoses en ook ruimtelijke planvorming onderuit en maakte daardoor geplande investeringen onzeker, terwijl ‘het asfaltdraaien’ steeds meer opschoof richting de Beter-Benutten-projecten. Ten slotte is de stadsregio zelf geen wegbeheerder, wat nog een extra complexiteit oplevert in de afstemming met publieke partners .

Aanleiding genoeg om het traditionele meerjarenbeleid van de stadsregio te vervangen door adaptieve investeringsagenda’s. Dat houdt in: werken vanuit een beleidskader met concrete doelen en ambities op de lange termijn en potentiele investeringen niet jaren vooraf vastleggen, maar ze tegelijkertijd ook niet onmogelijk maken. Dus regelmatig bijsturen op basis van recente inzichten of nieuwe ontwikkelingen, zonder het einddoel uit het oog te verliezen. Dat kan betekenen dat je projecten vooruitschuift, (‘En dat vindt niet iedereen leuk’), of juist naar voren haalt.

Vier agenda's
Om dit nieuwe investeringsbeleid behapbaar te houden, hebben we het totale mobiliteitsveld verdeeld in vier agenda’s: weg, OV, fiets en verkeersveiligheid. Daarbij coördineer ik de Investeringsagenda Weg. Ik zoek daarbij wel afstemming met de andere agenda’s. En natuurlijk met onze partners in de regio. Dat zijn om te beginnen de 15 stadsregio-gemeenten rondom Amsterdam,

We noemen onze nieuwe werkwijze: adaptief programmeren. Eigenlijk hebben het wiel daarvoor zelf uitgevonden. We hebben weliswaar veel gegoogeld en wel wat voorbeelden gevonden in het buitenland, maar hoofdzakelijk hebben we de processen zelf opnieuw ingericht. Het bleek bijvoorbeeld dat een goede monitoring essentieel is. Daarom brengen we nu elke twee jaar een Barometer van het regionaal wegennet uit.

Na een goed bedoelde, maar overambitieuze start, zijn we het al snel simpeler gaan aanvliegen. We wilden alle processen nauwkeurig onderbouwen, maar liepen vast in een opeenstapeling van berekeningen en ingewikkelde Excel sheets.

Toen zijn we een stap teruggegaan, op zoek naar de essentie van onze investeringsagenda’s, of te wel, de vraag: wat is ons einddoel? Dat doel vonden we voor de Investeringsagenda Weg in het Regionaal Verkeer- en Vervoerplan (RVVP) van 2004: een betrouwbare reistijd van deur tot deur. Met dat doel voor ogen hebben we een investeringslijn uitgezet. Onze maatregelen en het momentum van investeringen zijn nu gefocust op dit einddoel. Dit maakt ook je redeneerlijn eenvoudig.

Grote Lijnen
Ondank deze focus, vlogen we ons nieuwe investeringsbeleid in het begin nog te academisch aan. Een bekende reflex van planners en beleidsmakers is om veel details toe te voegen, maar dat maakt de zaak alleen maar ingewikkeld. Bovendien willen de betrokken gemeenten geen sheets lezen, maar een verhaal horen. Dit bewustzijn resulteerde in een aanpak waarbij we nog meer van het oude moesten loslaten. De term ‘Kill your darlings’ was hier van toepassing. Niet de detailcijfers bleken leidend en overtuigend, maar de grote lijnen.

Gevolg van de nieuwe aanpak is dat er ook iets verandert in de communicatie naar - met name – de publieke partners. Door jaarlijks het investeringsbeleid bij te stellen, heb je steeds iets uit te leggen. Toch komt er gaandeweg een regelmaat in, die intern voor duidelijke deadlines zorgt en extern langzaamaan een nieuwe werkelijkheid wordt, waarop steeds beter wordt geanticipeerd.

De leermomenten zijn: duidelijk zijn naar partners over het doel van adaptief programmeren en vooral over de jaarlijkse bijstelling, afhankelijk van de externe ontwikkelingen. Deze werkwijze: één doel formuleren en daar investeringen op afstemmen, geldt niet alleen voor omvangrijke programma’s, maar kun je ook in kleinere programma’s en projecten doorvoeren.’

Wat levert deze werkwijze nu en in de toekomst op?
Engelsman: ‘Het dwingt je om je argumentatie van onderliggende stukken op orde te houden vanwege de jaarlijkse actualisatie. Ook kun je beter sturen op het behalen van je doelen, omdat er een goed overzicht bestaat van de grote en kleine investeringen die naar dit doel leiden. Bovendien levert de focus op één doel een duidelijke redeneerlijn op, die makkelijk is te communiceren.’ .

En als er op de oude manier was doorgewerkt?
‘Dan hadden we een aantal essentiële studies en projecten niet opgepakt. En zouden we de urgentie voor bepaalde opgaven moeilijker hebben kunnen beargumenteren’, stelt Engelsman.