Alfons van Marrewijk: ' Projectmanager moet verder kijken dan het hek om het project'

Alfons van Marrewijk, hoogleraar bedrijfsantropologie aan de VU: 'De grote uitdaging van complexe projecten ligt niet in de techniek, maar in het gedrag van mensen'

Het vervangen van infrastructuur betekent ingrijpen in een bestaande omgeving en bestaande processen. Dat vergt een goede samenwerking tussen verschillende partijen en een goede relatie met de omgeving. Daarvoor is volgens bedrijfsantropoloog Alfons van Marrewijk de wil in de sector wel aanwezig, maar staan traditionele gedragspatronen die verbetering in de weg.

Als ingenieur in de telecomsector zag Alfons van Marrewijk, nu hoogleraar bedrijfsantropologie aan de Vrije Universiteit, dat de grote uitdaging van complexe projecten niet in de techniek lag, maar in het gedrag van mensen. Een avondstudie antropologie leverde hem de bril op waardoor hij kon zien waar het in projecten eigenlijk allemaal om draait. Identificatie van mensen met het project, samenwerking, culturele verschillen en rituelen. Allemaal zaken die zich dicht bij de praktijk afspelen.

 

Transitierituelen
Van Marrewijk: ‘Denk bijvoorbeeld aan de momenten dat de eerste schop in de grond gaat, er een lint wordt doorgeknipt of een tunnelboormachine wordt ingezegend. Dat vindt iedereen heel normaal, niemand denkt eigenlijk na over de betekenis ervan. Maar met zulke transitierituelen kun je alle neuzen dezelfde kant op krijgen en het project duidelijk neerzetten voor het publiek. Als je je daar als projectmanager bewust van bent kun je dat inzetten om het bouwproces beter te laten verlopen.’

Van Marrewijk: ‘Denk bijvoorbeeld aan de momenten dat de eerste schop in de grond gaat, er een lint wordt doorgeknipt of een tunnelboormachine wordt ingezegend. Dat vindt iedereen heel normaal, niemand denkt eigenlijk na over de betekenis ervan. Maar met zulke transitierituelen kun je alle neuzen dezelfde kant op krijgen en het project duidelijk neerzetten voor het publiek. Als je je daar als projectmanager bewust van bent kun je dat inzetten om het bouwproces beter te laten verlopen.’

 

Bij het vervangingsvraagstuk zijn, vanwege het werken in een bestaande situatie, vooral de samenwerking tussen verschillende partijen en de relatie met de omgeving van belang, geeft Van Marrewijk aan. Hij illustreert dat met een praktijkvoorbeeld van om de hoek: het VU Ziekenhuis dat vorig jaar moest worden geëvacueerd vanwege een gesprongen waterleiding. ‘Als je vlak naast een ziekenhuis met een waterleiding aan de slag gaat dan moet je weten wat de risico’s zijn. Stel dat de waterleiding springt, dan zou de kelder van het ziekenhuis kunnen onderlopen. En als daar dan belangrijke apparatuur staat, dan betekent dat dat het ziekenhuis zou moeten worden geëvacueerd. In een bestaande omgeving kun je niet meer zoals vroeger een hek neerzetten, daarbinnen je project uitvoeren en daarna het hek weer weghalen. Je hebt altijd met de directe omgeving te maken.’

 

Het hoger management
In projecten wordt daarom tegenwoordig vaak gewerkt met een omgevingsmanager, iemand die in direct contact staat met de omgeving en probeert die tevreden te houden. Maar volgens Van Marrewijk verandert er daardoor eigenlijk niets. Het probleem zit vooral bij de projectmanagers die nog altijd worden afgerekend op hun eigen afgebakende project binnen het grotere geheel.

In projecten wordt daarom tegenwoordig vaak gewerkt met een omgevingsmanager, iemand die in direct contact staat met de omgeving en probeert die tevreden te houden. Maar volgens Van Marrewijk verandert er daardoor eigenlijk niets. Het probleem zit vooral bij de projectmanagers die nog altijd worden afgerekend op hun eigen afgebakende project binnen het grotere geheel.

 

‘Het hoger management meet veelal met twee maten. Naar buiten toe verspreiden ze de boodschap van ‘beter samenwerken’- iets waar je het natuurlijk moeilijk mee oneens kan zijn. Maar binnen hun eigen organisatie eisen ze dat projectmanagers aan traditionele voorwaarden van geld en planning voldoen binnen de strakke kaders van hun opdracht. Terwijl die projectmanagers om beter samen te werken eigenlijk de rol van procesmanagers zouden moeten aannemen en verder moeten kijken dan het hek om hun project.’

 

Graafschade
Een van de gevolgen is volgens Van Marrewijk dat de graafschade, die ongeveer bij 12 procent van de werken optreedt, moeizaam vermindert. ‘Stel iemand is op maandag aan het graven en hij komt een gasleiding tegen die niet op de kaart staat. Hij vraagt de beheerder van die gasleiding om meer informatie, maar die laat op zich wachten. Op een gegeven moment moet de man zijn klus toch afmaken, zijn baas verlangt dat het vrijdag klaar is. En dan trekt hij mogelijk ergens die gasleiding stuk. Dat probleem ligt dus niet bij deze werknemer maar bij de managers van beide betrokken bedrijven.’

Een van de gevolgen is volgens Van Marrewijk dat de graafschade, die ongeveer bij 12 procent van de werken optreedt, moeizaam vermindert. ‘Stel iemand is op maandag aan het graven en hij komt een gasleiding tegen die niet op de kaart staat. Hij vraagt de beheerder van die gasleiding om meer informatie, maar die laat op zich wachten. Op een gegeven moment moet de man zijn klus toch afmaken, zijn baas verlangt dat het vrijdag klaar is. En dan trekt hij mogelijk ergens die gasleiding stuk. Dat probleem ligt dus niet bij deze werknemer maar bij de managers van beide betrokken bedrijven.’

 

Processen veranderen
Om hierin verandering aan te brengen is het nodig dat mensen bereid zijn om processen te veranderen en empathisch leren denken over hoe hun werk anderen beïnvloedt. Dat kan bijvoorbeeld door hier in opleidingen aandacht aan te besteden, rondom projecten via digitale platforms contact te onderhouden met de omgeving en contracten af te sluiten die de ruimte bieden voor omgevingsbewustzijn.

Om hierin verandering aan te brengen is het nodig dat mensen bereid zijn om processen te veranderen en empathisch leren denken over hoe hun werk anderen beïnvloedt. Dat kan bijvoorbeeld door hier in opleidingen aandacht aan te besteden, rondom projecten via digitale platforms contact te onderhouden met de omgeving en contracten af te sluiten die de ruimte bieden voor omgevingsbewustzijn.

 

Vooral dat laatste is nog best een uitdaging. Van Marrewijk: ‘Het draait aan de ene kant om de vraag hoe je een aannemer krijgt die zich heel bewust is dat hij in een levende en werkende omgeving bezig is en zo min mogelijk overlast veroorzaakt. En aan de andere kant moet de opdrachtgever veel scherper op processen gaan sturen. Bijvoorbeeld op de kwaliteit van werknemers, het omgaan met calamiteiten en het informeren van de omgeving.’

 

Zelf dragen Van Marrewijk en zijn collega’s van de VU bij aan de verbetering van het bouwproces door als onafhankelijke en kritische monitor op te treden bij lopende infrastructuurprojecten. Ze zitten het liefst zo dicht mogelijk op de praktijk. Daar is de meeste winst te behalen.

 
Auteur: Leonie Walta