Value Management (VK 1/2013)

De overheid staat voor de opgave om ondanks slinkende budgetten toch minimaal dezelfde prestaties te leveren. Dat vraagt om nieuwe werkwijzen. Eén methode om alternatieven te zoeken, de oplossing met de beste prijs/prestatieverhouding te vinden en kosten te reduceren, is Value Management, VM. Deze uit de USA afkomstige methode is geen nieuwe hype, maar een methode die zich al 60 jaar heeft bewezen. VM is in Nederland in opkomst en wordt onder meer in de publieke sector toegepast, door Rijkswaterstaat en ProRail.

Ruud Spijkers, verkeerskundig consultant en Value Specialist, VAS

Frank Oud, Value Specialist, ProRail

Om een project naar een optimaal resultaat te leiden vraagt meer dan vakkennis en inzet. Het proces bij grote projecten, zoals de ontwikkeling van een wijk of aanleg van een weg, is heel complex. Deze projecten hebben te maken met langdurige planvorming, veel belanghebbende partijen, meerdere betrokken disciplines en veranderende omstandigheden. Bovendien verandert een idee vaak te snel in de vermeende oplossing en vervolgens in een project, zonder de alternatieven goed af te wegen. Ook komt voor dat het belang van de eindgebruiker niet of onvoldoende wordt meegewogen. Deze en andere valkuilen kunnen worden omzeild door het toepassen van Value Management, VM.

Common practice

In de USA is het toepassen van Value Management bij grote infrastructurele projecten common practice. Om een indruk te geven van het rendement van de methode: naast talrijke inhoudelijke verbeteringen van de projecten, leverde VM op federale projecten in de USA in 2011 een netto besparing op van 1 miljard dollar op een investeringsbedrag van 32 miljard dollar. Klik hier voor verdere cijfers.

Wat is Value Management?

Value Management wordt ook wel Value Engineering of Value Analysis genoemd. VM is een stapsgewijze methode om met een multidisciplinair team projecten, producten of processen te optimaliseren. Het helpt om, uitgaande van de doelstellingen en randvoorwaarden, alternatieven te vinden en de oplossing met de beste prijs/prestatieverhouding te kiezen. VM bestaat uit een aantal zachte methoden zoals brainstorming en harde technieken zoals functieanalyse, kostenanalyse en multicriteria analyse. Op die manier wordt gezocht naar de oplossing met de beste Value of waarde. Value wordt daarbij gedefinieerd als prestatie / kosten (+ tijd), waarbij prestatie aangeeft in welke mate in een behoefte wordt voorzien. De methode is vastgelegd in de Europese norm EN 12973. VM wordt wereldwijd toegepast in diverse sectoren, waaronder de bouw en wegenbouw.

Wat levert het op?

De resultaten van een Value Management Studie zijn heel divers. Meestal levert het ten minste het volgende op:

• Een optimalere oplossing voor de eindgebruiker;
• Een onderbouwde keuze en daarmee basis voor besluitvorming;
• Meer draagvlak voor de gekozen oplossing;
• Kostenreductie.

Andere redenen om een Value Studie uit te voeren, zijn bijvoorbeeld:

• Versnellen van het ontwerpproces;
• Bevorderen van samenwerking en vertrouwen tussen belanghebbenden;
• Verifiëren van aannames, doelen en wensen.

Toepassing

VM kan prima worden gebruikt in combinatie met andere methoden die helpen om effectief en efficiënt te werken. Het is complementair aan bijvoorbeeld projectmanagementmethoden, Lean Management [1] en moderne aanbestedingsvormen zoals DBFM. Value Management kan worden toegepast op programmaniveau en op projectniveau. VM is een prima hulpmiddel om in de pre-projectfase alternatieven af te wegen en de businesscase op te stellen. Het toepassen van VM in een vroege fase legt een solide basis onder het project. Op programmaniveau is VM een hulpmiddel voor het selecteren en prioriteren van projecten.

VM wordt momenteel vaak toegepast op tactisch niveau, waarbij de oplossingsrichting globaal vastligt; bijvoorbeeld, de aanleg van een nieuwe weg om de reistijd op een gewenst niveau te houden. De alternatieven hebben dan betrekking op verschillende tracés of kruispuntvormen. De wens en tendens is echter om VM ook op strategisch niveau toe te passen: bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe weg afwegen tegen realisatie van een tramlijn of snelfietsroute. Toepassing op strategisch niveau levert een veel groter rendement op dan op tactisch niveau. Bovendien biedt het besluitvormers of eindgebruikers ook wezenlijk verschillende keuzemogelijkheden en rechtvaardiging van een keuze. Hoe breder de scope van de Value Studie is, des te beter ondersteunt dat de besluitvorming. Vaak is het  zinvol om VM iteratief toe te passen, van strategisch niveau in de planvorming tot aan de realisatiefase.

Om praktische redenen moet er een selectie worden gemaakt van projecten waarvoor een volledige Value Studie wordt uitgevoerd. Projecten die zich daar goed voor lenen, zijn bij voorkeur relatief groot, bevinden zich bij voorkeur in de initiatiefase of schetsontwerpfase en kennen relatief veel belanghebbende partijen. Voor kleinere projecten kan eventueel een verkorte studie worden uitgevoerd.

Hoe werkt VM?

De methode bestaat uit een vast stappenplan en de inzet van een multidisciplinair team onder leiding van een Value Specialist in een meerdaagse workshop. Een juiste toepassing van VM bestaat uit drie delen:

1.    Voorbereiding, door de Value Specialist en deelnemers;

2.    Workshop, door een multidisciplinair team onder leiding van de Value Specialist (ongeveer 3 dagen). Door het bij elkaar brengen van de belanghebbenden en benutten van de aanwezige kennis worden vaak betere oplossingen ontwikkeld met meer draagvlak.

3.    Afronding: documentatie en implementatie door de Value Specialist.Het eindresultaat doet verslag van de resultaten en geeft advies over de optimale oplossing aan management of bestuur.

De eerste stap in de workshop is om met een helikopterview naar het project te kijken. Dit gebeurt door met alle partijen de doelen, randvoorwaarden, aannames en onzekerheden te formuleren. Daarbij worden doelen kwantificeerbaar gemaakt en waar mogelijk worden aannames getoetst. De volgende stap is functie-analyse, wat kenmerkend is voor VM. De essentie is dat de doelen van het project worden vertaald naar functies. De aandacht wordt daarbij verlegd van fysieke oplossingen naar antwoord op de vraag: wat moet de oplossing doen? Hiermee wordt de basis gelegd voor de volgende stap, de creatieve fase. Daarbij wordt door het team via brainstormen, een zo groot mogelijk aantal oplossingen aangedragen waarmee de diverse functies kunnen worden gerealiseerd. Dit creatieve proces helpt om vaste gewoonten, veronderstellingen en opvattingen los te laten. Het bevordert de interactie en maakt de stap van multidisciplinair naar interdisciplinair werken. Bovendien leidt dit creatieve proces vaak tot vernieuwende inzichten en oplossingen.

In de evaluatiefase worden de ideeën en scenario’s geëvalueerd. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de prestatie, maar ook naar de planning, het risico, de voor- en nadelen en uiteraard de kosten. Uitgangspunt is verder: ‘besteed het geld alsof het je eigen geld is’. Een extra brainstormsessie kan uitkomst bieden voor ideeën die op het eerste gezicht niet haalbaar lijken. De beste alternatieven (met de hoogste Value) worden tot slot verder uitgewerkt. Daarbij wordt ook de (technische) haalbaarheid getoetst en een reële kostenraming gemaakt. Als er al een planning is voor het project, dan wordt de impact van het alternatief daarop inzichtelijk gemaakt. Ook wordt nagegaan welke gevolgen het alternatief heeft voor bijvoorbeeld gemaakte afspraken, contracten of eerdere besluitvorming. Daarna worden de resultaten gepresenteerd aan de besluitvormers. Ook worden daarbij interessante ideeën die zijn afgevallen, benoemd en toegelicht.

Value Management en duurzaamheid

Hoewel Value Management niet is ontwikkeld met het oog op duurzaamheid, leidt de toepassing ervan wel tot duurzame(re) oplossingen. Ten eerste leidt het optimaliseren van de prijs/prestatieverhouding tot efficiëntie. Bovendien wordt vaak gekeken naar de gehele levensduur, zowel wat betreft de kosten als de prestatie. Dat is een wezenlijk andere benadering dan het hanteren van realisatiekosten of eventueel een afschrijvingstermijn of planeconomische termijn bij het vergelijken van alternatieven. Het zorgt er terecht voor dat voor duurzame oplossingen beter scoren.

ProRail ervaringen met VM

Sinds ruim 10 jaar is ProRail actief met het toepassen van Value Management. De methode is langzaamaan gegroeid van een probleemoplossende methode tot steeds meer een richting bepalende methode om projecten een snelle start en een duwtje in de rug te geven met alle neuzen dezelfde kant op. De methode wordt toegepast bij allerlei typen projecten: stationsprojecten, spoorprojecten en meer. De betrokken partijen, en daarmee ook de samenstellingen van de Value Teams, zijn heel divers. Het kunnen interne ProRail-partijen zijn, maar ook gemeenten, provincies, bewonersvertegenwoordigers, ministeries en andere belanghebbenden. Het team wordt vaak aangevuld met (onafhankelijke) ontwerpers, kostendeskundigen en andere deskundigen.

Bij ProRail heeft inmiddels een groot aantal projectmanagers de voordelen ondervonden en zij doen regelmatig een Value Studie. Niet alleen vanwege de kosten, maar meer nog vanwege de communicatieve voordelen die veel tijdswinst en meer begrip voor elkaar met zich meebrengen. Value Management is inmiddels opgenomen in het zogenaamde kernproces van ProRail. Alle projecten worden uitgevoerd volgens dit model en dit maakt het communiceren makkelijker omdat iedereen dezelfde taal spreekt.

Niet alleen wordt VM toegepast op grote complexe projecten, ook wordt zo nu en dan een klein project geholpen met de methode. En met positieve reacties, na vaak een wat sceptisch begin. Al met al is Value Management een begrip aan het worden binnen ProRail en wij willen dit graag uitdragen naar alle geïnteresseerden, ook buiten ProRail.

Case: Value Management spoorwegovergang Leijenseweg, gemeente De Bilt

Dat het toepassen van Value Management tot een behoorlijke optimalisatie kan leiden, toont bijvoorbeeld het project spoorwegovergang Leijenseweg in Bilthoven. Deze spoorwegovergang vormt al jaren een toenemend knelpunt voor de bereikbaarheid en verkeersveiligheid. Een ongeval in 2010 was voor de gemeente aanleiding om extra prioriteit te geven aan de oplossing van dit knelpunt. De gemeente liet daartoe om te beginnen een schetsontwerp en kostenraming maken. De uitgewerkte oplossing was een ongelijkvloerse kruising in de vorm van een tunnelbak voor het wegverkeer. Complicerende factor was de beperkte ruimte en het feit dat een aangrenzende buurt en bouwmarkt anders ontsloten moeten worden door realisatie van een tunnelbak. Ook waren drie varianten uitgewerkt: alternatieven voor de vormgeving van het aangrenzende kruispunt. Het schetsontwerp en de varianten vormden het uitgangspunt, de baseline oplossing.

Vervolgens bood ProRail aan om een Value Studie te doen. Doel was om te komen tot een optimale en breed gedragen oplossing tegen lagere kosten. Een team van ruim tien personen zat twee en een halve dag bij elkaar. Samengesteld uit een stedenbouwkundige, beleidsmedewerker beheer openbare ruimte en verkeerskundige van de gemeente, aangevuld met een externe tunneldeskundige, kostendeskundige en een Value Specialist van ProRail die de workshop leidde.

De studie leverde in de eerste plaats een oplossing op die beter presteert en ruim 3 miljoen euro minder kost dan de baseline oplossing. Het doel van de studie is daarmee bereikt, maar de studie leverde nog meer op:

• Een objectieve afweging van de alternatieven;
• Afstemming tussen de betrokken partijen en overeenstemming over de meest optimale oplossing;
• Draagvlak voor verdere samenwerking;
• Meer inzicht in mogelijkheden en beperkingen;
• Versnelling van het ontwerpproces;
• Versnelling van de besluitvorming.

Uiteindelijk leverde de studie een praktische en goedkopere oplossing op voor de ontsluiting van de aangrenzende buurt.

De studie leidde ertoe dat veel breder naar alternatieven werd gezocht dan gebruikelijk is en dat de voor de hand liggende oplossing even werd losgelaten. Alternatieven die de revue passeerden, waren bijvoorbeeld een ongelijkvloerse spoorwegkruising op een andere locatie in combinatie met een randweg, een tunnel met hoogtebeperking, een aparte tunnel voor langzaamverkeer en het verplaatsen van de bouwmarkt.

Bij Value Management is het gebruikelijk om alle alternatieven te noemen, ook als die politiek, maatschappelijk of financieel niet haalbaar zijn of lijken. Dit maakte het proces van het project Leijenseweg transparant en vormde een goede basis voor de besluitvorming. Deze werkwijze levert bovendien de nodige achtergrondinformatie aan toekomstige betrokkenen, zoals een nieuw college of nieuwe projectmedewerkers. De studie leverde veel informatie en vormt daarmee een gedegen fundament onder het project.

Bovendien versnelde de studie het proces van planvorming en besluitvorming enorm. Dat komt doordat bij een Value Studie de betrokken partijen zijn vertegenwoordigd, in dit geval de gemeente en ProRail. Communicatie en afstemming tussen de partijen werd hierdoor verbeterd en versneld. In de studie van twee en een halve dag werden in feite de pre-projectfase en alternatievenstudie gedaan, een proces dat bij dit soort projecten vaak 6 maanden of langer duurt. De gemeenteraad heeft inmiddels ingestemd met verdere uitwerking van de door het team aangedragen oplossing.

Bronnen

1. Nayak, Dr. Bijay , Lean Manufacturing and Value Management; Convergence of divergent tools, SAVE International, USA, 2006

2. Stewart, Robert B., Value Optimization for Project and Performance Management, John Wiley & Sons inc., USA, 2010

3. Handboek Specificeren, CROW, 2011. Bron afbeeldingen: ProRail

 
Auteur: Joske van Lith