Aanbestedingsexpert Rosbergen trots op 25 jaar ov-werk

Edward Rosbergen, dit jaar 25 jaar in dienst bij MuConsult, zag het adviesbureau uitgroeien tot gevestigde naam in aanbestedingsland. De aanbestedingsexpert vertelt over het veranderde ov-landschap. “Vergeleken met inkooptrajecten in andere sectoren, werken ov-aanbestedingen echt goed."

Hij herinnert zich nog goed dat hij in 1997, bijna gepromoveerd als marktonderzoeker, zijn carrière bij MuConsult begon. “Het was een club met zo’n tien tot twaalf man. Oprichter Henk Meurs was directeur, de rest was uitvoerend. We moesten met elkaar afspreken wanneer we wel of niet op internet konden, de fax draaide overuren om documenten door te sturen. Ik begon met marktonderzoek (‘Kan een voorgenomen verandering een succes worden?’) en reizigersonderzoek (‘Wat vinden reizigers van de verandering?’). Het heeft me altijd geboeid waarom mensen zich gedragen zoals ze doen, en wat hen beweegt om anders te gaan reizen.”

Rosbergen startte als junior onderzoeker en groeide al snel door tot clustermanager ov. “De ov-wereld deed destijds de eerste ervaringen op met aanbestedingen en die zijn we gaan begeleiden. Dat kwam goed uit, want we wilden niet meer afhankelijk zijn van één opdrachtgever.” Het was in diezelfde periode dat de belangrijkste opdrachtgever van MuConsult, het ministerie van Verkeer en Waterstaat, de geldkraan dichtdraaide. “Toen moest ons bedrijf inkrimpen. Dat was een minder leuke periode. Gelukkig waren we dus al actief op de provinciale markt en dat konden we intensiveren.”

Aanbestedingen begeleiden

En zo specialiseerde Rosbergen zich min of meer bij toeval in het begeleiden van aanbestedingen. “In Noord-Holland konden we aanhaken bij het opzetten van de aanbestedingen in Haarlem-IJmond en Gooi- en Vechtstreek. Daar leerden we trouwens ook meteen dat je niet twee aanbestedingen tegelijk moet doen: als één ding anders uitpakt dan verwacht, kan dat bij de tweede aanbesteding niet meer herstellen.” 

Hij verloor er meteen zijn hart aan het ov. “Ov is een maatschappelijk relevant onderwerp en in het proces rond aanbestedingen werk je gedurende een aantal jaar met intensief met een eigen team en opdrachtgever samen. Met als kers op de taart de beoordelingsfase, waarin vervoerders kunnen verrassen met de manier waarop ze met jouw vraag aan de slag zijn gegaan.”

De adviseur van MuConsult is trots op de innovatiekracht die de ov-sector aan de dag legt. “In de ov-markt is de afgelopen twintig jaar stevige concurrentie op gang gekomen. Soms verbaas je je echt over wat marktpartijen aanbieden wanneer zij inschrijven. Dat zie je bijvoorbeeld met de Zero Emissie-transitie: de ov-sector loopt daarin voorop. Sinds de eerste elektrische bussen in 2016 is het enorm hard gegaan.”

Veranderingen in concessies

Een innovatieve concessie die MuConsult begeleidde, was Amstelland-Meerlanden in 2016. In het bestek werd voorgeschreven dat de vervoerder naast elektrische bussen, ook MaaS-diensten moest aanbieden: de vervoerder moest een multimodaal aanbod gaan rijden. “Dat model is daarna een aantal keer gekopieerd bij andere aanbestedingen.”

Wéér later werd besloten dat derde partijen het deelvervoer beter konden verzorgen, wat eind 2019 leidde tot de MaaS-waardige concessie-eisen. “Sinds 2011 hanteerden we in de ov-wereld de toolbox Beter Bestek, dat op het beleidsmatige aspect zat”, vervolgt Rosbergen. “Maar overheden hebben juist belang bij één set eisen over de meer technische onderwerpen, die één-op-één te kopiëren zijn of waarnaar het bestek kan verwijzen. Als alle opdrachtgevers met dezelfde eisen werken, is dat makkelijker voor de markt. Dat zien we nu ook bij de introductie van contactloze betaalsystemen.”

Wendbaarheid inbouwen

Maar misschien wel net zo trots is Rosbergen op de nieuwe Handreiking wendbare ov-concessies, waaraan MuConsult ten tijde van de coronacrisis in 2020 meeschreef. “De looptijd van concessies wordt steeds langer. Met tussentijdse herijkingsmomenten hebben we wendbaarheid ingebouwd. Daardoor kunnen overheden tussentijds beter bijsturen. Grote investeringen in zero emissiematerieel vragen immers een langere looptijd: de hogere investeringskosten in bussen en laadinfrastructuur moeten terugverdiend worden.”

Maar hoe kan de sector dan omgaan met onverwachte omstandigheden, zoals de coronacrisis waarin de reizigersinkomsten drastisch terugliepen? “We zijn gaan kijken naar de risicospreiding tussen vervoerder en overheid. We zien in recente bestekken vaker dat de opdrachtgever de opbrengstverantwoordelijkheid deels of tijdelijk overneemt. Per concessie verschilt dat, het ligt er ook aan hoe de overheid en vervoerder erin staan. Maar het wordt in ieder geval een steeds bewustere keuze.”

Steeds transparanter

Terugkijkend op 25 jaar in de ov, ziet Rosbergen dat het landschap zich flink heeft geprofessionaliseerd. “In die eerste jaren was het zoeken naar wat opdrachtgevers van de markt konden vragen of eisen. En vervoerders beloofden soms meer dan ze konden waarmaken. Tegenwoordig wordt er nog steeds scherp ingeschreven, maar nu overzien vervoerders beter wat ze wel en niet kunnen. En overheden vragen geen onrealistische dingen meer uit.”

“Opdrachtgevers worden steeds transparanter in de beoordeling van inschrijvingen. Vroeger schreven overheden een kort briefje met de beoordeling, inmiddels krijgt de vervoerder integraal inzicht in de onderbouwing van de beoordeling van zijn inschrijving. Dat maakt misschien kwetsbaar, omdat je veel blootgeeft over de beoordeling, maar houd je ook scherp wat de onderbouwing betreft om bezwaren van inschrijvers te voorkomen.”

“Inmiddels kiezen opdrachtgevers vaker voor aanbestedingsprocedures waarbij inschrijvers meer mogelijkheden krijgen om onderdelen van hun initiële inschrijving te verduidelijken, of zelfs aan te passen. Zo sluiten zij beter aan bij de wensen van de opdrachtgever en die kan binnen deze procedure de gedachte achter bepaalde eisen en wensen verduidelijken. Als je de aanbestedingen in het ov tegenwoordig vergelijkt met inkooptrajecten in andere sectoren, dan doen ‘we’ het echt goed.”

Van elkaar leren

In zijn carrière heeft Rosbergen twee keer een bezwaarprocedure meegemaakt. “Eén keer was het voorzien, omdat twee aanbestedingen van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) kort na elkaar liepen en we hetzelfde gunningsmodel hanteerden. Vervoerders verwerkten de kritiek op hun inschrijving voor de eerste aanbesteding in hun inschrijving voor de tweede. Met als gevolg dat er nauwelijks verschillen tussen de beoordeling van de inschrijvingen waren en één onderdeel van de inschrijvingen doorslaggevend bleek te zijn. Dat resulteerde in een bezwaar. Uiteindelijk werden we wel in het gelijk gesteld, maar zo’n procedure kost veel tijd en energie en levert weinig op.”

Daarom kan je twee nieuwe aanbestedingen bij één opdrachtgever beter spreiden, is zijn boodschap. “In Brabant zit er nu twee jaar tussen de concessies West en Oost. Dat is heel goed, want dan kan je ervaringen met de eerste aanbesteding en de nieuwste marktontwikkelingen in de tweede aanbesteding meenemen.”

Hoe nu verder?

Nu we aan de vooravond van wederom veel veranderingen in de ov-wereld staan, is het de vraag wat er met de concessiesystematiek gaat gebeuren. Daarover bestaan nog veel vragen en Rosbergen heeft natuurlijk geen kristallen bol. Maar wat hij wel weet: “Zolang de aanbestedingen in het ov bestaan, blijft dit een belangrijk onderwerp voor MuConsult. Maar de mobiliteitswereld en het werkterrein van MuConsult zijn breder. Net als in het verleden het geval was, zal MuConsult, mede door de samenwerking met ons zusterbedrijf Panteia, meegroeien met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van mobiliteit. Zo bestaan binnen de wereld van MaaS en smart mobility ook marktordeningsvragen. En waar en wanneer gaat autonoom vervoer werken? Er is nog genoeg te ontdekken.”