Vier tips voor succesvol omgevingsmanagement

Groot onderhoud aan bestaande infrastructuur is steeds vaker nodig en kan veel overlast geven voor de omgeving. Om de weerstand die dit oproept te voorkomen moet de overheid omgevingspartijen steeds intensiever in het uitvoeringsproces betrekken. Adviesbureau XTNT formuleerde op basis van ervaringen uit hun projecten vier succesfactoren hiervoor.

Ieder uitvoeringsproject in verkeer en mobiliteit heeft te maken met stakeholders. Dat deze op een bepaalde wijze bij het project worden betrokken is niet nieuw. Wij zien hier echter wel een verandering in ontstaan. Voorheen werden deze stakeholders of ‘omgevingspartijen’ vaak alleen geïnformeerd over wat hen te wachten stond aan verkeershinder, verslechterde bereikbaarheid en eventuele maatregelen. Maar de maatschappij verandert en mensen verwachten steeds meer betrokken te zijn bij projecten en input te kunnen geven. De overheid moet daarom meegaan in die verandering. Het wordt voor de overheid steeds belangrijker om omgevingspartijen stap voor stap mee te nemen in het proces. Op die manier voorkom je weerstand en kun je de aanpak en maatregelen beter laten aansluiten op de wensen en behoeften van de omgeving. Hoe ga je als overheid in de huidige tijd om met je ‘omgevingsrol’ bij uitvoeringsprojecten? En wat heb je daarvoor nodig?

De overheid kan verschillende rollen innemen bij uitvoeringsprojecten. Zo kan zij een hele verantwoordelijke en intensieve rol hebben om de ontstane verkeershinder te beperken, maar ook een minimale regulerende en corrigerende rol in situaties waar externe partijen de bereikbaarheid negatief beïnvloeden. Voor ieder project zal dit anders zijn, vanwege verschillen in mobiliteitsopgave, mate en duur van de verkeershinder, type omgeving, budgettering en doelstellingen. Het is belangrijk om vooraf goed na te denken welke rol je als overheid wilt hebben in het omgevingsproces. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je de verwachtingen niet goed kan managen en je gedurende het proces voor verrassingen komt te staan, zoals weerstand bij de omgeving. Hieronder geven wij, op basis van ervaringen uit projecten waar XTNT aan meewerkte, een aantal succesfactoren voor de invulling van het omgevingsproces en geven daarna voorbeelden uit de praktijk vanuit het project Renovatie Velsertunnel van Rijkswaterstaat. XTNT heeft in opdracht van Rijkswaterstaat een groot deel van het omgevingsproces van de Renovatie Velsertunnel uitgevoerd. XTNT was intensief betrokken bij het opstellen van een gedragen bereikbaarheidsplan en was daarna verantwoordelijk voor het inzetten van mobiliteitsmaatregelen en slimme reisinformatieoplossingen om de verkeershinder te beperken.

Succesfactoren voor de invulling van het omgevingsproces

• Bouw zoveel mogelijk aan een persoonlijke band met de omgevingspartijen en wees zichtbaar voor hen

Projecten waarin andere partijen betrokken zijn, vragen om mensenwerk. Als overheid, in de rol van omgevingsmanager, vertegenwoordig je je eigen project en ‘verkoop’ je de inhoud, consequenties, gevolgen en alternatieven aan alle betrokken partijen. Je zorgt ervoor dat zoveel mogelijk externe partijen en (weg)gebruikers op de hoogte zijn van de (tijdelijke) situatie die gaat komen. Vanuit de overheid heb je veel belang bij de inzet en medewerking van de omgevingspartijen voor het beperken van de verkeershinder. Het zijn immers de werknemers, bewoners, ondernemers en publiekstrekkende locaties die hun processen en gedrag moeten aanpassen om het project met zo min mogelijk verkeershinder te laten verlopen. Probeer dan ook om zoveel mogelijk een persoonlijke band op te bouwen met vertegenwoordigers van de omgevingspartijen en te zoeken naar gezamenlijke belangen. Verplaats je in hun positie, wees bereikbaar en aanspreekbaar voor hen, informeer hen, denk met hen mee en help hen om zich voor te bereiden op de gewenste gedragsverandering die nodig is om de verkeershinder te beperken.

Door het opbouwen van een persoonlijke band maak je de omgevingspartijen als het ware deeleigenaar van het bereikbaarheidsprobleem dat kan ontstaan. Dat zorgt voor meer inzet en voor urgentie om met de gevraagde gedragsverandering aan de slag te gaan. Een persoonlijke band met de omgevingspartijen zorgt vaak voor wederzijds begrip en korte lijntjes. Vaak zie je dat je daarmee als het ware ambassadeurs voor je project creëert, wat goed is voor de beeldvorming en het imago van je project. Een goed imago en de juiste beeldvorming over je project is immers vaak belangrijker dan het maatregelenpakket dat je aanbiedt. Natuurlijk kun je niet met iedereen een echte persoonlijke band opbouwen. Zeker bij grote projecten met veel omgevingspartijen is dat vaak niet haalbaar. Maar, wees je er van bewust dat je moet proberen met zoveel mogelijk partijen een goede band op te bouwen voor het succesvol laten verlopen van het project.

Zorg bij de start van het project voor een plan waarin je aangeeft op welke manier je de omgeving gaat benaderen en stel dit plan gedurende het proces bij, indien noodzakelijk. Het aangaan van persoonlijke relaties is mensenwerk en dit moet dan ook bij je passen, of zorg voor een team waarin mensen zitten die dit op het lijf is geschreven. Gebruik ook de juiste (communicatie)middelen voor de juiste doelgroep. Met bewoners kun je vaak via social media communiceren, bedrijven hebben vaak meer aan een stakeholdersbijeenkomst.

• Geef omgevingspartijen tijdig inzicht in het proces

Het gaat niet alleen om de inhoud van het uit te voeren project. Kennis en affiniteit met het te doorlopen proces met de omgeving zijn van groot belang bij een uitvoeringsproject. Bij projecten waarbij verkeershinder komt kijken hebben omgevingspartijen vaak even de tijd nodig om zich voor te bereiden op de tijdelijke situatie die komen gaat. Dit voorbereidingsproces vraagt om tijd en geduld. Je informeert partijen niet alleen over de inhoud van het project (de mate en locatie waarin verkeershinder zich voordoet), maar neemt hen ook ruim van te voren mee in de stappen. Op die manier maak je voor hen duidelijk wat erop hen afkomt en hoe zij zich kunnen voorbereiden. Wees eerlijk en werk aan een realistisch verwachtingenmanagement. Communiceer zowel positieve als negatieve aspecten van je project. Een open en transparant omgevingsproces is misschien nog wel belangrijker dan de inhoud van het maatregelenpakket. Daarmee kweek je begrip bij de omgeving, en kun je gezamenlijk aan de slag met een gedragen maatregelenpakket om de verkeershinder op te lossen of te verminderen. Neem het proces dus serieus, maak hier tijd voor vrij, en zorg ervoor dat je vanaf de start van het project continu aandacht hebt voor het te volgen omgevingsproces.

• Neem de omgeving serieus en geef hen de ruimte om binnen kaders mee te denken

Bij het opstellen van plannen om de verkeershinder te beperken, moet er ruimte zijn voor inbreng vanuit omgevingspartijen. Geef hen die ruimte en bouw dit in je proces in. Vraag omgevingspartijen naar hun wensen en behoeften, bijvoorbeeld door hen feedback te laten geven bij bijeenkomsten, of in focusgroepen over een bepaald onderwerp. Uiteraard moet je als overheid bepaalde kaders aangeven, wat kan wel en wat echt niet. Zo’n open proces zorgt uiteindelijk vaak voor de effectievere inzet van maatregelen, je weet immers beter waar de behoefte zit bij omgevingspartijen. Nadeel is wel dat je de regie deels uit handen moet geven en niet op voorhand kan zeggen welke maatregelen nu wel en niet moeten worden ingezet. Is het plan eenmaal gereed, zorg er dan ook voor dat omgevingspartijen kunnen meedenken bij de implementatie van de maatregelen, zodat het voor zoveel mogelijk omgevingspartijen mogelijk (en gemakkelijk) wordt om de maatregelen te implementeren en te gebruiken.

• Monitor het imago en draagvlak van het project

Een goed imago en draagvlak voor je project zijn cruciaal. Dat is één van de speerpunten van goed omgevingsmanagement. Bij gebrek aan draagvlak en/of een slecht imago kun je te maken krijgen met allerlei negatieve effecten, zoals weerstand, maatregelen die niet effectief zijn en claims. Maar hoe weet je nu precies hoe het gesteld staat met het imago en draagvlak voor het project? De eerder genoemde persoonlijke band helpt daar ten eerste al goed bij. Door regelmatig contact met omgevingspartijen krijg je direct (informeel) inzicht in het imago en draagvlak. Daarnaast kun je met een publieksmonitoring meten hoe het staat met de kennis, houding en het begrip voor het project. Indien je opmerkt dat het imago afneemt of draagvlak verdwijnt kun je daarop inspelen en maatregelen nemen. Welke dat zijn hangt uiteraard af van het project en zal voor ieder project anders zijn.

Omgevingsproces bij Renovatie Velsertunnel

De Velsertunnel in de A22 onder het Noordzeekanaal is sinds april 2016 negen maanden helemaal dicht voor een grootscheepse renovatie. De Velsertunnel (1957) is de oudste snelwegtunnel van ons land. Het kwam dagelijks voor dat te hoge vrachtwagens zorgden voor oponthoud bij de tunnel. Dat zorgde voor veel verkeersoverlast. Daarnaast zijn veel tunnelinstallaties, zoals de ventilatie en het blussysteem, verouderd en aan vervanging toe. Vluchtwegen worden aangepast aan de nieuwste veiligheidseisen. Na de renovatie voldoet de Velsertunnel volledig aan de Tunnelwet, ruim vóór de wettelijke deadline van 2019.

De Velsertunnel is een belangrijke schakel voor het verkeer in Noord-Holland. Dagelijks rijden zo’n 65.000 voertuigen door de tunnel. In de directe omgeving wonen ongeveer 150.000 mensen. Ook is in de regio IJmond een aanzienlijk aantal grote industriële werkgevers en transportbedrijven gevestigd. Bij Tata Steel in Velsen-Noord werken alleen al ruim 9.000 mensen. De afsluiting van de Velsertunnel brengt dan ook flinke verkeershinder met zich mee voor de regio IJmond.

Bij de bekendmaking van de afsluiting en renovatiewerkzaamheden was de omgeving nogal sceptisch en kreeg Rijkswaterstaat veel vragen of een volledige afsluiting voor zo’n lange tijd wel nodig was. Ondernemers in de regio waren bezorgd over een verslechterde bereikbaarheid en men vreesde voor een verkeersinfarct. Het project begon eigenlijk al direct met een achterstand, omdat er veel onduidelijk was rondom de renovatie. Dat leidde tot wisselende boodschappen in de omgeving. Nut en noodzaak van de renovatie werden niet goed gecommuniceerd. Al met al was er bij de start geen stabiele relatie met de omgeving. Vanaf de zomer van 2013 is er een switch gemaakt in het omgevingsproces. De omgeving werd vanaf dat moment veel directer en zoveel mogelijk persoonlijk bij de renovatie betrokken. Het was belangrijk te laten zien dat het technisch noodzakelijk was dat de tunnel helemaal dicht moest. Dat is onder andere duidelijk gemaakt door mensen uit te nodigen om in de tunnel te komen kijken. Zo kon men met eigen ogen zien wat er moest gebeuren in de tunnel, bijvoorbeeld dat de vluchtdeuren op een andere plek moeten komen.

Het omgevingsteam van Rijkswaterstaat, waar medewerkers van XTNT deel van uitmaakten, is vanaf dat moment ook letterlijk de regio in gegaan en bracht persoonlijke bezoeken aan vele bedrijven en organisaties om over het project te vertellen. Er is veel tijd vrijgemaakt om te investeren in het proces. Elke paar maanden stond een grote stakeholdersbijeenkomst op het programma waar gemiddeld 60 tot 80 man op af kwam. Met een groot deel van de omgevingspartijen is een persoonlijke band opgebouwd. Er werd veel over en weer gebeld, afspraken werden belegd en bij verschillende bedrijven sloten we aan in werkgroepen om hen te helpen in voorbereiding op de tunnelsluiting. Van tevoren was er bij hen nog een flinke weerstand maar uiteindelijk werden ze op deze manier medestanders van het project. Een leuk voorbeeld is ook dat we een ongeveer een week na de afsluiting van de tunnel alle belangrijkste stakeholders hebben opgebeld met de vraag hoe men het vond gaan. Daarnaast is een onderzoeksbureau aan de slag gegaan om de kennis, houding en gedrag te meten onder weggebruikers, omwonenden en bedrijven. Met die input kreeg de projectorganisatie goed inzicht in het imago en draagvlak voor het project.

Inhoudelijk hebben omgevingspartijen de mogelijkheid gekregen om mee te denken en wensen aan te geven voor de bereikbaarheid. De eerste contouren van het bereikbaarheidsplan zijn onder andere via verschillende focusgroepen (transport, zorg & onderwijs, detailhandel, recreatie en werkgevers) besproken en er zijn wensen, eisen en ideeën geïnventariseerd. Met de nuttige input vanuit omgevingspartijen is het bereikbaarheidsplan afgerond en zijn de wensen vanuit de omgeving ook echt vertaald in maatregelen, zoals het aanleggen van keerlussen waarmee je snel van en naar de A9 kan rijden en een tijdelijke derde rijstrook in de Wijkertunnel (de omleidingsroute). Ook in de implementatiefase zijn veel omgevingspartijen betrokken geweest, om ervoor te zorgen dat de maatregelen uit het bereikbaarheidsplan ook echt succesvol konden worden ingezet. Een voorbeeld daarvan is de speciale reisinformatie website voor de IJmond, waarop iedereen actueel kan zien welke route de snelste is. Dat was een nadrukkelijke wens vanuit het bedrijfsleven in de IJmond. De website is mede door alle betrokkenheid en input vanuit het bedrijfsleven tot stand gekomen en is door meer dan 150 bedrijven in de IJmond geïmplementeerd op de manier zoals ieder bedrijf dit zelf wilde.

Conclusie: denk vooraf goed na over je rol en zorg voor de juiste mensen in je team

Als een nieuw uitvoeringsproject zich aandient bij de overheid, is het belangrijk om vooraf al goed na te denken over je rol, zodat je daarmee samen met omgevingspartijen de verkeershinder te lijf kan gaan. Wees je daar vanaf de start bewust van. Welke rol neem je in? Waar houdt je verantwoordelijkheid op? Wat wil je als overheid bij jezelf houden, en wat vind je dat de omgeving (bijvoorbeeld werkgevers) moet doen? Doe je dat niet, dan loop je risico’s in je omgevingsproces. Het kan dan bijvoorbeeld gebeuren dat je inspanningen op het gebied van stakeholdersmanagement niet matchen met de verwachtingen van de omgevingspartijen.

Omgang met omgevingspartijen vraagt ook om een grote procesmatige aanpak. Geef hier gehoor aan door voldoende tijd in te ruimen voor het proces en in je team mensen te zetten die proces en inhoud in de vingers hebben. Ieder project is maatwerk: het type project, de verkeershinder en de omgeving kunnen zeer bepalend zijn voor de afwegingen, keuzes en het te doorlopen omgevingsproces. Wees flexibel en stuur bij waar nodig, zowel wat betreft je maatregelen als je eigen rol en inzet. En als laatste, monitor scherp je imago en draagvlak, dat is een belangrijk onderdeel van het omgevingsmanagement van je project.

 
Auteur: Huib Beets en Johan Postma, XTNT